Proceso Administrativo
Proceso Administrativo
Es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo con los que cuenta la organización para hacerla efectiva.
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Etapa de Planeación
Etapa de Planeación
Es el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.
Elementos de la etapa de Planeación
Elementos de la etapa de Planeación
1) Diagnostico
Consiste en determinar la situación actual o en
un momento dado de la Empresa.
2) Objetivos
Son los resultados más pequeños a los
que se dirigen las actividades organizacionales e
individuales.
3) Metas
Son resultados generales que expresan
los deseos que la alta dirección busca satisfacer.
4) Estrategias
Es la adopción de cursos de acción y
de las formas o maneras para cumplir los
objetivos y metas.
5) Políticas
Son un conjunto de
directrices, filosofías, lineamientos mas teóricos que
establecen normas y procedimientos apropiados para el
comportamiento de los empleados y de la empresa.
6) Presupuestos
Es un listado que detalla los recursos o
dinero asignado para la realización de una actividad, un
proyecto o un plan.
Etapas
1) Fines: Especificar metas y objetivos
2) Medios: Elegir políticas, estrategias, programas, procedimientos
y cronogramas para alcanzar los objetivos.
3) Recursos: Determinar los tipos, cantidades y valores de los
recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
4) Realización: Diseñar los procedimientos para la toma de
decisiones.
5) Control: Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o
fallas del plan.
Importancia
1) Facilita el control
Al planear se desarrollan objetivos y por su parte,
en la función de control se comparará el
desempeño real contra dichos objetivos.
Sin la planeación no puede haber control.
2) Reduce la incertidumbre
Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su
impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.
3) Da sentido de dirección
Cuando todos los que están involucrados saben
hacia dónde se dirige la organización y qué es lo
que deben aportar para lograr los objetivos
organizacionales, pueden empezar a coordinar
sus actividades, cooperar unos con otros y
trabajar en equipos.
4) Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
5) Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la empresa.
6) Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
7) Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten con las mayores garantías de éxito.
8) Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
Ejemplo
Objetivos específicos
Un par de socios quieren invertir para la creación de un complejo hotelero, para esto lo primero que tendrán que hacer es establecer: una misión, una visión, unos objetivos, fijar unas políticas y todo esto con el fin de cumplir con su gran objetivo propuesto. Si el proyecto no tiene este proceso de planeación, es probable que no se haga realidad, ya que estos no saben con claridad que es lo que irán a realizar y como lo van a realizar.
Objetivo general
- Crear un complejo hotelero a la vanguardia de los mejores.
Objetivos específicos
- Ser reconocido a nivel nacional e internacional.
- Abrir varios hoteles en diferentes partes del mundo.
- Contar con una infraestructura moderna y tecnológica.
- Ubicación estratégica para los turistas.
- Personal calificado para cada cargo.
Políticas
- Prohibido el ingreso de mascotas al establecimiento.
- Cumplir los horarios de Check-In.
- Prohibido fumar dentro de las instalaciones del hotel.
- Cuidar las áreas sociales.
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Etapa de Organización
Etapa de Organización
Es la etapa en la cual se lleva acabo el ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte de la empresa, principalmente del recurso humano.
Elementos de la etapa de Organización.
1) Estructura
La estructura organizacional implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo
social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
2) Coordinación
La estructura propicia la armonía y la adecuada sincronización de las actividades, a fin de facilitar el trabajo de la mejor manera posible.
3) Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades
Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Además, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Importancia
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son los siguientes:
1) Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2) Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4) Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5) Reduce o elimina la duplicidad.
Ejemplo
Sofia comenzó a trabajar en una empresa dedicada al sector del turismo, ella aspiro a la vacante de secretaria de gerencia, una ves que la contrataron, se dirigió a su nuevo sitio de trabajo, al llegar el jefe de personal le asigno el cargo correspondiente y las funciones que debía cumplir a cabalidad y con responsabilidad, ademas de eso las labores que le habían designado a Sofia eran de acuerdo a lo que ella había aspirado y sabia hacer. Con esto se lograra que la empresa mejore su productividad y alcance sus objetivos, pues si se tiene una buena y correcta organización tanto el personal como en los demás recursos, se lograra que todo funcione y crezca de la mejor manera.
Sofia comenzó a trabajar en una empresa dedicada al sector del turismo, ella aspiro a la vacante de secretaria de gerencia, una ves que la contrataron, se dirigió a su nuevo sitio de trabajo, al llegar el jefe de personal le asigno el cargo correspondiente y las funciones que debía cumplir a cabalidad y con responsabilidad, ademas de eso las labores que le habían designado a Sofia eran de acuerdo a lo que ella había aspirado y sabia hacer. Con esto se lograra que la empresa mejore su productividad y alcance sus objetivos, pues si se tiene una buena y correcta organización tanto el personal como en los demás recursos, se lograra que todo funcione y crezca de la mejor manera.
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Etapa de Dirección
Etapa de Dirección
Es la etapa llamada también
ejecución y es la esencia misma de
la administración, porque pone en
funcionamiento todas las
herramientas de gestión en la
empresa. La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
Elementos generales de la etapa de Dirección
1) Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
2) Motivación.
3) Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
4) Comunicación.
5) Supervisión.
6) Alcanzar las metas de la organización.
Importancia
La dirección es trascendental porque:
1) Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
2) A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
3) La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente, en la productividad.
4) Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
5) A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Ejemplo
La empresa de Don Hernando en los últimos meses ha venido presentando ineficiencias en la ejecución de planes y producción, a causa de esto los empleados han venido realizando sus labores en el trabajo de mala manera, para esto su hermano le ha propuesto que establezca un proceso de dirección en el cual se motivara a los empleados, asignara personal con buen liderazgo para que este dirija y supervise de una manera correcta las funciones de cada quien y así lograr que los empleados y la empresa alcancen sus objetivos.
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Etapa de Control
Etapa de Control
Elementos generales de la etapa de Control
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Es la etapa de evaluación y medición de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Elementos generales de la etapa de Control
1) Relación con lo planeado
Verifica el logro de los
objetivos iniciales.
2) Medición
Medir y cuantificar los resultados.
3) Detectar desviaciones
Descubrir las diferencias entre
lo planeado y lo ejecutado.
4) Establecer las medidas correctivas
Corregir los
errores presentados.
Importancia
El control es de vital importancia dado que:
1) Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
2) Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
3) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4) Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5) Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso
de planeación.
6) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7) Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Ejemplo
La empresa de perfumes Glamour es bastante conocida en el mercado por sus fragancias para cada tipo de persona, pero el mes pasado sus ventas bajaron considerablemente, la razón fue desconocida en el momento pero a través de un proceso de control se llego a la causa de esta problemática, la cual era que la nueva linea de fragancias no había sido del agrado de muchas personas, por tal razón las ventas de ese mes descendieron. A través de este proceso se llego a la causa del problema y se corrigió, ademas de eso se planteo la idea de aplicar una serie de encuestas al publico antes de sacar a la venta una nueva linea de fragancias y así evitar que este problema vuelva a suceder.
Cuando una organización decae económicamente se aplica la etapa de control para establecer las medidas correctivas que se deben llevar a cabo para corregir este problema y a la ves determina las causas por las que se dio esto.
Cuando una organización decae económicamente se aplica la etapa de control para establecer las medidas correctivas que se deben llevar a cabo para corregir este problema y a la ves determina las causas por las que se dio esto.
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